El departamento de cobranzas de una de las compañías telefónicas más grandes del LATAM enviaba normalmente sus facturas por el canal de email. Sin embargo, la telefónica poseía sólo el 41% de los email de sus clientes mientras que de números de móvil tenían el 100%. La solución de gestión de documentos digitales de DANAconnect, más que sólo agregar el SMS enriquecido como canal adicional, les dio acceso a distribuir sus facturas y otros documentos por virtualmente cualquier canal digital.
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Grandes corporaciones, grandes retos
La empresa multinacional de telecomunicaciones es una de las empresas más grandes de LATAM y una de las más grandes del mundo, que brinda servicios de telefonía celular, líneas fijas y cable tanto a particulares como a empresas.
La telefónica normalmente ya enviaba sus facturas electrónicas a sus clientes por email a través de DANAconnect. Sin embargo, a la empresa se le presentaba el problema de que sus listas de email para el envío de facturas estaba incompleta y correspondía solamente al 41% de su base de clientes. Al ser la telefónica misma la compañía que provee las líneas celulares, lógicamente poseían el los números de móviles del 100% de sus clientes.
Para lograr la entrega de facturas a ese 59% faltante, DANAconnect les propuso empezar a enviarlas por SMS enriquecido incorporando un link que descarga el archivo mediante la aplicación Document Manager. Dado que el correo electrónico es más económico que el SMS, el 41% restante se continúo enviando por email. De cualquier forma, en los casos que el flujo en DANAconnect detecta, en tiempo real, que el email de contacto es inválido puede tomar la decisión automática de enviar por SMS.
Con el Document Manager, DANAconnect les ofreció una solución sencilla de implementar y en tiempo récord. Esto significó un impacto importante en la efectividad de la entrega de sus facturas y como consecuencia una optimización de sus cobranzas.
La compañía telefónica no tardó en proponer extender esta efectividad a toda la organización al darse cuenta de la facilidad con la que podía implementarse.
Beneficios trasladados a toda la organización
Otro beneficio que recibió la telefónica con simplemente usar la solución fue tener la capacidad enviar los archivos a cualquier canal digital y bajo demanda. Esto daba a sus clientes finales la posibilidad de consultar y descargar los documentos cuando los necesitaban y por diferentes canales.
De esta misma forma, la telefónica se dio cuenta de que el sistema de almacenamiento que estaban utilizando para la distribución de documentos a través del portal web y a través de su chatbot era redundante, por lo que decidieron eliminarla, centralizando el 100% de su repositorio de documentos en DANAconnect. Este aspecto supuso el ahorro más significativo, ya que decidieron empezar a utilizarlo también para otros departamentos.
Pasaron de 3 meses a 12 meses de retención de email archiving a menor costo:
Con el ahorro que supuso todo esto, pudieron extender considerablemente el tiempo de retención de documentos de 3 meses, como era con el antiguo repositorio, al tiempo que manejan actualmente con DANAconnect, que son ahora 12 meses. El esquema de costes de DANAconnect se basa en espacio de almacenamiento, y no por número de documentos como el sistema anterior que utilizaban.
Como resultado, estas optimizaciones mejoraron el costo, la escalabilidad y la limpieza de la arquitectura a nivel de toda la organización.
Al tener implementada la solución de Document Manager de DANAconnect, la telefónica está ya preparada para entregar documentos por virtualmente cualquier canal digital disponible en el mercado, garantizando la seguridad de la data, ya que es posible realizar verificación de la identidad de múltiples factores.
La tecnología de gestión de documentos digitales de DANAconnect:
DANAconnect brinda almacenamiento en la nube independiente para cada empresa de manera escalable, con documentos que pueden ser versionados, encriptados y replicados en diferentes regiones, todo esto de manera automática. Además, también es posible aplicar políticas de retención de grupos de documentos. Por ejemplo 1 día, 5 años o 20 años.
DANAconnect ofrece con la aplicación Document Manager funcionalidades que permiten organizar e indexar los documentos para luego incorporarlos en un flujo automatizado de comunicación. Así, es posible localizar rápidamente los documentos correspondientes a un cliente, un producto o un determinado ID dentro de un rango de fechas específico. Estas funciones están especialmente diseñadas para proporcionar documentos bajo demanda y autoservicio a los clientes a través de un modelo de distribución omnicanal. Dada la naturaleza cambiante del mercado, la plataforma también fue diseñada para adaptarse y es posible agregar nuevos canales de distribución a medida que surgen, brindando la capacidad de mejorar la velocidad de comercialización y el time-to-market.
DANAconnect ofrece dos interfaces para la recuperación de documentos. La primera está dirigida al autoservicio por parte del consumidor final, y la segunda es para que los operadores de la plataforma visualicen y monitoreen las descargas.
La interfaz que ofrece el servicio al consumidor final consulta documentos en base a una API REST que permite buscar y descargar documentos, crear zips y entregarlos por el canal predefinido por la organización, por el canal preferido del cliente o simplemente por el canal desde el cual se inició la consulta.
También es posible usar los canales combinados de manera cruzada.
Carga y validación de documentos de identidad de cliente con inteligencia artificial:
DANAconnect integra además dentro del Document Manager la carga y validación de documentos y reconocimiento con I.A. para crear una aplicación KYC de alta disponibilidad que permite redistribuir dichos documentos también por cualquier canal.
El reconocimiento de documentos de DANAconnect analiza imágenes para validar archivos enviados por el cliente. Por ejemplo, utiliza OCR e inteligencia artificial para validar si una licencia está vencida y si los datos coinciden. Sin embargo, suponga que la fecha o la información de la imagen no coincide con los registros. En ese caso, el flujo automatizado solicita al cliente que cumpla con los requisitos regulatorios o envía un mensaje / crea un ticket (por cualquier canal) al agente para alertar la necesidad de intervención humana.
Unas 30 instituciones financieras ya utilizan Document Manager y han almacenado más de 1 billón de documentos para atender a sus usuarios finales.
