Envío de Factura digital como adjunto
¿Qué es el Envío de Factura Digital como Adjunto?
El envío de una factura digital como adjunto es una solución automatizada para la distribución masiva de facturas fiscales según la normativa vigente. La solución adjunta dinámicamente un archivo PDF comprimido o un archivo zip a un correo electrónico. Para garantizar el cumplimiento, esta automatización inteligente posibilita el envío a través de un canal diferente, como el SMS enriquecido, en caso de falla en la entrega. De la misma manera, los registros históricos de las entregas de documentos se mantienen en una base de datos auditable y con capacidad de búsqueda.
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Objetivos:
- Hacer entrega de la factura legal al cliente en un formato digital vía email con un documento adjunto.
- Comunicar al cliente del estado de sus pagos pendientes.
- Llevar un registro consultable y auditable de que efectivamente se entregó la factura a cada cliente.
- Llevar un registro de los clientes que no recibieron la factura y las razones del fallo en la entrega.
- Utilizar reintentos inteligentes con canales de entrega alternativos en caso del que la entrega por email falle.
- Garantizar el cumplimento de los estándares regulatorios en la entrega de factura fiscal.
Solución:
Secuencia automatizada de envío de mensajes, por canales alternativos, acompañados de un adjunto cargado dinámicamente que incluye la factura fiscal según las normativas vigentes.
Posibilidades de personalización:
- Posibilidad de agregar botones con links al centro de pagos online.
- Los URLs y links de descarga en los mensajes puede tener su dominio personalizado – White Label Link Building
- Carga de los archivos a un repositorio de documentos vía SFTP o a través de API según las necesidades.
- Configuración de cuánto tiempo se deben almacenar los registros históricos de las entregas.
- Configuración del tiempo de almacenamiento de los archivos de las facturas en los repositorios.
- Adaptación a los procesos internos de su institución.
- Imagen corporativa, colores, logo de la institución en las comunicaciones.
- Los canales digitales para la entrega pueden ser adaptados según las necesidades específicas.
Duración de la implementación:
- 4 a 8 semanas
Pre-requisitos:
- Tener una cuenta DANAconnect Advanced
Canales y Estrategia cross channel a utilizar:
- SMS como canal alternativo
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Preguntas Frecuentes sobre Emisión y Envío de Factura Digital por Email y SMS
¿DANAconnect se puede encargar de la generación del PDF de la factura?
Sí DANAconnect, automatiza la creación de facturas en formato PDF utilizando datos en tiempo real. Este proceso convierte automáticamente la data dinámica del cliente en una factura PDF estructurada y personalizada según las necesidades de la empresa y puede usar diferentes fuentes de datos e integraciones.
¿Cuál es la diferencia entre enviar una factura como URL o como adjunto desde el punto de vista de cumplimiento regulatorio?
Enviar una factura como adjunto implica que el documento fiscal se entrega directamente al cliente, generalmente en formato PDF o zip. Esto puede cumplir con los requisitos de algunos países siempre que se garantice la autenticidad e integridad del documento. Por otro lado, enviar una factura como URL, que dirige al cliente a un sitio web para descargar la factura, puede ser preferible en contextos donde las regulaciones exigen ciertos niveles de seguridad o verificación, como en los casos de México y Brasil donde la factura electrónica tiene un papel crucial en la supervisión gubernamental de las transacciones comerciales.
¿Podemos personalizar los dominios de los enlaces de descarga para que coincidan con nuestra imagen corporativa?
Sí, la solución de DANAconnect permite personalizar los dominios de los enlaces de descarga, lo que ayuda a mantener la coherencia con la imagen de marca de su empresa y la confianza digital.
¿Qué otras personalizaciones se pueden realizar en los envíos?
Agregar botones de pago, personalizar URLs, cargar archivos mediante SFTP o API, configurar la duración del almacenamiento de registros y archivos, y adaptar la imagen corporativa y canales de entrega.
¿Se pueden hacer envíos de facturas por SMS?
Con DANAconnect, se puede configurar una secuencia automatizada de envíos que incluye SMS enriquecido como canal alternativo en caso de fallas en la entrega por email.
¿Qué tipo de registros y auditorías ofrece la plataforma DANAconnect para facturas?
La plataforma mantiene registros históricos de las entregas de documentos que son consultables y auditable, lo cual es esencial para verificar el cumplimiento y la entrega efectiva de las facturas.
¿Cómo maneja la plataforma los reintentos de envío y fallos en la entrega?
La plataforma utiliza reintentos inteligentes con canales de entrega alternativos, como el SMS enriquecido, Email y WhatsApp, para asegurar la entrega en caso de fallo en el canal principal.
¿Cómo garantiza la plataforma el cumplimiento de las normativas fiscales de cada país?
DANAconnect diseña sus soluciones de envío de facturas para cumplir con las regulaciones fiscales locales, ofreciendo personalización y adaptación a los procesos de verificación y auditoría requeridos