Auditoría de Mensajes SMS y Email para la Industria Financiera
¿Qué es el Archivado Mensajes SMS y Email para Auditoría?
El Archivado de mensajes de texto SMS y de email es una herramienta crucial para las instituciones financieras, bancos, aseguradoras y fondos de retiro. Esta innovadora solución no solo garantiza la supervisión y verificación de la correcta entrega de comunicaciones masivas y sensibles a sus clientes, conforme a la normativa vigente, sino que también reduce significativamente los costos gracias a una optimización que utiliza menos espacio de almacenamiento. Esta solución automatizada registra todos los mensajes enviados, asegurando que la entrega se efectúe y proporcionando alternativas si no es así. Además, conserva un historial detallado y auditable de todas las comunicaciones emitidas, incluido el contenido del mensaje y los adjuntos.
¿Quiere ver una demostración de esta solución?
Objetivos:
- Conservar un registro histórico (Archivado de Email / SMS – Email Archiving) auditable de todas las comunicaciones emitidas para verificar el cumplimiento normativo.
- Proveer un sistema de búsqueda avanzada que permita recuperar la información de todas las comunicaciones enviadas a un usuario o cliente específico.
- Reducir costos mediante la optimización del espacio de almacenamiento.
- Verificar y registrar el envío correcto de mensajes y emails a los clientes.
- Asegurar que los clientes reciban notificaciones relevantes, alertas y comunicaciones de su institución financiera.
- Documentar a los clientes que no recibieron mensajes y las razones de la no entrega.
- Implementar reintentos inteligentes a través de medios alternativos en caso de no confirmarse la entrega vía SMS o email.
- Cumplir con las regulaciones y directrices de comunicación para la industria financiera.
Solución:
Implementación de auditoría automatizada que rastrea, verifica y registra todos los SMS y emails enviados, adaptándose a las regulaciones actuales de la industria financiera. Una característica clave es la deduplicación de data, que identifica y elimina información redundante, reduciendo aún más los costos. Además, la solución almacena de forma segura el contenido de cada mensaje, así como cualquier archivo adjunto, garantizando la integridad y disponibilidad de la información.
Posibilidades de configuración:
- Determinación de tiempos de retención específicos para registros de comunicación y contenidos adjuntos desde 1 mes hasta 10 años o más.
- Capacidad para integrarse con otros sistemas y aplicativos externos (CRM, helpdesk, sistemas core, ERP, etc.) para hacer el envío de mensajes y el registro de auditoría para las comunicaciones de email y SMS.
Duración de la implementación:
- 1 a 2 semanas
Pre-requisitos:
- Tener una cuenta DANAconnect
Canales :
- SMS
Preguntas Frecuentes sobre el Módulo de Auditoría de Mensajes
-
¿Qué es el Módulo de Auditoría de Mensajes?
-
-
- Es una herramienta diseñada para supervisar, registrar y analizar todas las comunicaciones de mensajes enviados y recibidos, garantizando transparencia, conformidad con normativas y un registro detallado y auditable de las comunicaciones.
-
-
¿Qué tipos de mensajes puede auditar este módulo?
-
-
- El módulo puede auditar SMS y emails, incluyendo mensajes de aplicaciones externas.
-
-
¿Cómo ayuda este módulo a cumplir con las regulaciones y normativas?
-
-
- Proporciona registros detallados de todas las comunicaciones, asegurando que se puedan presentar evidencias de conformidad con regulaciones específicas relacionadas con la comunicación y la privacidad.
-
-
¿Es posible usar los registros de auditoría del módulo de DANAconnect para litigios legales?
-
- Los correos electrónicos archivados pueden ayudar a las organizaciones a responder de manera efectiva a las solicitudes legales de información, como las órdenes de eDiscovery, lo que reduce las posibles sanciones y los costos de los litigios.
-
-
¿Es seguro el almacenamiento de la información auditada?
-
-
- Sí, el módulo utiliza medidas avanzadas de seguridad y encriptación para garantizar la protección de los datos almacenados.
-
-
¿Cuánto tiempo se pueden almacenar los registros?
-
-
- Desde 1 mes hasta 10 años o más.
-
-
¿Existe un límite en la cantidad de mensajes que se pueden auditar?
-
-
- No existe un límite. El módulo está diseñado para poder manejar millones o billones de mensajes y grandes volúmenes de datos y comunicaciones.
-
-
¿Se pueden exportar los registros auditados para análisis de auditores externo y terceros?
-
-
- Sí, el módulo exporta los datos en formatos, PDF para análisis externo y ofrece además un módulo para que terceros puedan verificar la autenticidad del PDF.
-
-
¿Se puede integrar el módulo con otros sistemas empresariales?
-
-
- Sí, el módulos de auditoría está diseñado para integrarse con sistemas CRM, ERP y otros sistemas empresariales para hacer envíos y el registro de los mensajes.
-
-
¿Cuánto tiempo se conservan los registros auditados?
-
-
- El tiempo de retención puede ser configurado según las necesidades de la empresa y las regulaciones aplicables.
-
-
¿Qué se almacena en un registro del módulo de auditoria?
-
-
- Datos del remitente y destinatario
- Fecha y hora de envío
- Fecha y hora de recepción
- ID único del mensaje
- Ruta de entrega e IP involucradas
- Registro de apertura
- Registro de clics en enlaces
- Registro de descargas de adjuntos
- Registro de errores o problemas de entrega
- Cuerpo del Contenido del Email en formato Original
- Adjuntos en Formato Original
-