La automatización de procesos es una herramienta valiosa para toda empresa que busca mejorar su productividad y lograr resultados óptimos. En el campo de renovaciones en seguros, la automatización juega un papel importante en el proceso de cobranzas y renovaciones. Esta herramienta permite a las compañías reducir costes, agilizar sus operaciones y mejorar su rentabilidad. En este artículo discutiremos cómo pueden utilizarse estrategias inteligentes basadas en la automatización para obtener mayores beneficios al manejar cobranzas y renovaciones en seguros.
Efectos de la ineficiencia en el proceso de cobranzas en las renovaciones en seguros
- Disminución de la rentabilidad: El proceso de cobranzas ineficiente genera un aumento en los costos para el seguro, lo que reduce su rentabilidad. Esto puede llevar a problemas financieros graves si no se toman medidas correctivas.
- Pérdida del cliente potencial: Los clientes potenciales pueden simplemente olvidar el pago de la renovación, perder interés en sus productos y optar por otros proveedores que ofrecen una experiencia más fácil y sencilla.
- Aumento de volúmenes en atención al cliente: La falta de eficiencia de las cobranzas, la facturación y el seguimiento significa un mayor número de consultas desde personas en el período de gracia tratando de salvar sus cuentas antes del cierre definitivo.
- Impide nuevos negocios susceptibles de producir ganancias importantes : Los retrasos en el proceso de cobranzas significa que las personas a cargo no disponen de tiempo para explorar nuevas oportunidades de negociación con posibles clientes potenciales, lo que acaba impidiendo la obtención de ganancias mayores y mejoras del beneficio neto de la compañía.
La necesidad de las cobranzas preventivas en las renovaciones en seguros
Las aseguradoras requieren un control estricto sobre sus ingresos, ya que si no hay suficiente flujo de fondos para cubrir las reclamaciones, la empresa puede encontrarse en situaciones financieramente difíciles.
Los pagos de primas son esenciales para que las aseguradoras puedan proporcionar los beneficios que los asegurados reciben. Sin embargo, cada año se pierden miles de millones de dólares debido a que los asegurados no pagan sus primas a tiempo o no las pagan en absoluto. Esto se debe a que las aseguradoras no tienen una forma efectiva de cobrar las primas.
Una de las principales formas de promover la recaudación de primas es a través de la implementación de cobranzas preventivas. Esto involucra el uso de herramientas tecnológicas y estrategias de recaudación, como la automatización de recordatorios a los asegurados, el establecimiento de políticas de recaudación rigurosas y la oferta de opciones de pago flexibles. Estas estrategias tienen como objetivo minimizar los retrasos en el pago de primas y mejorar la eficiencia de las cobranzas.
Dentro de esta estrategia se incluyen recordatorios por correo electrónico o mensajería instantánea antes de la fecha límite; envío automatizado de facturas; análisis detallados sobre los tiempos medios entre pago/vencimiento; verificación periódica (al menos cada trimestre) sobre datos del asegurado, nuevas tarjetas bancarias o direcciones postales, números de teléfono y direcciones de correo electrónico.
Estrategia para mejorar la efectividad de las cobranzas y las renovaciones de pólizas
Una estrategia automatizada de cobranzas y renovaciones en seguros puede asegurar el éxito al hacer que los procesos sean más rápidos, eficientes y precisos. La automatización elimina la necesidad de realizar cada paso manualmente, lo que ayuda a escalar el alcance y a evitar retrasos o incumplimiento regulatorios.
A continuación le listamos una serie de elementos que en conjunto pueden crear una estrategia que mejore cobranzas y las renovaciones de pólizas, así como evitar las anulaciones:
Email mensual del estado de la cartera a los asesores
Los agentes de seguros reciben un email mensual con el estado de su cartera, permitiéndoles acceder a un reporte con datos detallados sobre los vencimientos y estados de sus cuentas. Esta herramienta también ofrece la oportunidad de comunicar y recordar a los asesores una estrategia clara para el seguimiento de los clientes con atrasos en los pagos.
Envío automatizado de notificaciones de renovación y de facturas omnicanal
El envío automatizado de notificaciones de renovación y de facturas omnicanal es una forma de garantizar que los clientes reciban sus facturas, aun cuando el correo electrónico no llegue a destino. Esta forma incluye el envío de facturas por SMS enriquecido, así como la posibilidad de hacer reenvíos y alertas por canales alternativos como SMS o WhatsApp si la persona no ha abierto el email con la factura.
Almacenamiento histórico de registros auditables
Este almacenamiento histórico permite a la compañía llevar un registro detallado de su proceso de recaudación, incluyendo todas las comunicaciones entre ella y el cliente sobre las notificaciones de vencimiento de las pólizas para garantizar el cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.
Notificaciones con seguimiento automatizado de precisión para renovaciones en Seguros
Implementar un sistema de seguimiento automatizado con precisión para notificar a los clientes acerca de pagos tardíos. Estas notificaciones incluyen correos electrónicos y mensajes de texto que proporcionan una lista de acciones a tomar dependiendo del nivel de retraso incluyendo las formas de pago, tanto online como offline. Además, se incluirían los datos de contacto clave para cada cliente.
Automatización inteligente de gestión de impago y/o no recibido basada en reglas
La automatización inteligente de gestión de pagos, basada en reglas, permite la administración automática de los casos sin necesidad de intervención manual y determinar la razón del no pago. Este tipo de automatización también tiene la capacidad de identificar fechas de vencimiento y tomar medidas correctivas antes de que se produzca el incumplimiento total. De esta manera, se logra un proceso de administración de pagos más eficiente y efectivo.
Integraciones entre sistemas
Las integraciones fluidas entre sistemas permiten simplificar el intercambio electrónico de datos relativos a pagos, emisión, etc. Esta integración es esencial para establecer procesos de reprogramación de pagos para los clientes con atrasos. Las opciones para estos clientes podrían incluir la división del pago en cuotas, períodos de gracia, y programas de bonificación para aquellos con buen historial de pagos. Estos programas podrían consistir en descuentos en primas, y experiencias de cliente premium.
Utilización de API’s y Webhooks para conectar fuentes y destinos de datos
La utilización de API’s y Webhooks para integrar fuentes y destinos de datos se ha convertido en una necesidad para la automatización de cobranzas, al permitir la gran flexibilidad en extracción de datos desde diferentes fuentes y proporcionar información en tiempo real de los estatus de los pagos y para el análisis de riesgo. Además, se logra la incorporación de soluciones de pago de última generación que se adapten a cada situación, para satisfacer las necesidades del cliente.
Manejo de la calidad de los datos de contacto
Una buena calidad de los datos de contacto de los clientes es una tarea fundamental para mejorar la entregabilidad de facturas y comunicaciones. Para lograrlo, se recomienda la creación de campañas periódicas de actualización de datos. Una técnica sencilla y eficaz es la de cruzar canales (cross-channel) para obtener la información de contacto. Por ejemplo, enviar por email una solicitud con un formulario para obtener los datos de teléfono y viceversa, enviar por SMS para obtener el email actualizado.
Dashboards detallados sobre el progreso en tiempo real
Los Dashboards detallados sobre el progreso de las cobranzas en tiempo real permiten a las empresas tomar decisiones informadas para mejorar su rendimiento financiero al final de cada período. Estos incluyen reportes de la cobranza total, los pagos realizados, el número de reclamaciones abiertas y las cifras pendientes por cobrar para identificar tendencias relacionadas con las renovaciones, anulaciones de pólizas y la recaudación general. Esta información es clave para detectar posibles problemas a tiempo y, así, tomar las medidas correctivas necesarias para mejorar la situación financiera de la empresa.
Beneficios de la automatización de las cobranzas en las Renovaciones en Seguros
- Establece contacto con los clientes y reforzar la relación con ellos.
- Establece un sistema de notificación para que los clientes reciban recordatorios antes del vencimiento de su póliza.
- Mejora la eficiencia en el proceso de cobranza, reduciendo el tiempo y esfuerzo de los empleados.
- Proporciona una solución completa para el proceso de cobranza, incluyendo el envío de las facturas, los recordatorios, el medio de pago y el seguimiento.
- Previene los incumplimientos en el pago de las pólizas, minimizando el riesgo de problemas financieros asociados al pago de primas.
- Mejora el servicio al cliente al proporcionar un proceso de cobranza ágil y eficiente.
- Reduce los costos de procesamiento de pagos y optimiza los recursos de la compañía.
- Identifica oportunidades de mejora en el proceso de cobranza.
- Ofrece a los clientes una variedad de opciones de pago que se adaptan a sus necesidades.
- Establece una buena imagen de marca para la compañía, reforzando la confianza de los clientes con el proceso de cobranza.
Resumen final
La efectividad de las cobranzas preventivas es crucial para las compañías aseguradoras y se puede mejorar implementando varias técnicas. Primero, se debe hacer un análisis exhaustivo para identificar el origen del impago y determinar la estrategia de cobro adecuada. Esto significa entender los motivos por los que un cliente no ha pagado su prima y evaluar si existen factores externos o internos que influyen en el proceso. Además, es importante mantener un registro actualizado sobre todas las cuentas atrasadas para poder realizar un seguimiento preciso. También resulta vital construir relaciones con los clientes para evitar problemas futuros con prontitud. Es importante utilizar herramientas tecnológicas avanzadas como sistemas automatizados de gestión de casos y plataformas digitales inteligentes para ayudar a simplificar el proceso y reducir costos operacionales asociados al mismo.
En última instancia, la mejora de la efectividad de las cobranzas preventivas ayudará a las aseguradoras a recaudar más primas, lo que a su vez permitirá que proporcionen los beneficios a los asegurados de la forma más oportuna y eficiente.
