Para una buena estrategia de cobranzas, el primer paso para recibir el pago a tiempo comienza antes de la fecha de vencimiento de su pago. El momento en el que se hacen los recordatorios es de vital importancia. Así mismo el canal por donde se envía es de importancia crítica, ya que cuanto antes la persona reciba su mensaje, mejor. En caso de que falle el canal principal de entrega, es muy importante que tenga un método de entrega alternativo.
Hoy en día, el canal más común para el envío de facturas es el correo electrónico y este es el más recomendable. Sin embargo, en este artículo también recomendamos que utilice automatización de comunicaciones a través de SMS como canal alternativo para los recordatorios y también para enviar la factura en primer lugar.
Una Estrategia de Cobranzas por Mensajes de Texto: 6 plantillas de ejemplo
El SMS representa una considerable reducción de costos frente a las llamadas en los casos de cobranzas tardías. Por otro lado, más de un 80% de las personas no contestan llamadas de desconocidos y un 82% de los clientes no lee su bandeja de email a diario. Sin embargo, todas las personas portan un celular el 90% del tiempo y lo revisan más de 50 veces al día.
Un recordatorio de pago cortés vía SMS que sea a la vez firme y amable es la forma más efectiva de volver a encarrilar su deuda y compensación. Sobre todo si van acompañados de links que posibiliten la bidireccionalidad de la comunicación.
Estas seis plantillas de recordatorio de pago para SMS son una forma útil de comenzar a entender esta estrategia de cobranzas simple y efectiva en donde se incluyen además métodos para posibilitar las respuestas y feedback del cliente:
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Envíe un recordatorio una semana antes de la fecha límite de pago
Plantilla del mensaje de texto:
Hola Mary, este es un recordatorio de que el pago de su deuda por $X vence la próxima semana. Haga clic para conocer los medios de pago
Por qué funciona este recordatorio de pago por SMS:
Este recordatorio es breve, amigable e informativo. Su cliente puede abrir, leer y tomar una decisión fácilmente sin pasar demasiado tiempo fuera de sus obligaciones. Sin ser prepotente ni autoritario, les informa de su pago y de las opciones que tiene de manera gentil y útil.
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En la fecha de vencimiento, un segundo recordatorio de pago
Plantilla del mensaje de texto:
Hola Mary, este es un recordatorio de que el pago de su deuda por $X vence hoy. Haga clic aquí para pagar ahora
Por qué funciona este recordatorio de pago:
Con este recordatorio de pago, está enviando su primera llamada a la acción del pago. Este es el recordatorio de pago más importante que puede enviar, ya que a menudo define su relación con el cliente. Escriba el recordatorio de una manera amistosa y directa.
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Tercer recordatorio de pago, una semana después de la fecha de vencimiento
Plantilla del mensaje de texto:
Hola Mary, nuestros registros muestran que no hemos recibido el pago de su deuda por $X que tiene un retraso de una semana. Haga clic aquí para pagar ahora
Por qué funciona este recordatorio de pago:
Dado que el pago está oficialmente atrasado, puede agudizar su tono. Incluya todos los detalles que pueda sobre el pago, como el número de factura y el monto. Como siempre, continúe recordándoles cuándo fue la fecha de vencimiento y qué tan atrasados están. Sin embargo, siga siendo amable, aún no sabemos por lo que podrían estar pasando los clientes o si hubo algún tipo de confusión y ya el pago fue realizado.
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Dos semanas después de la fecha de vencimiento: Recordatorio de pago con opciones de feedback
Plantilla del mensaje de texto:
Hola Mary. Este es otro recordatorio de que su pago está atrasado dos semanas. Queremos ayudar. Haga clic aquí si ha tenido problemas para pagar o ya pagó.
Por qué funciona este recordatorio de pago:
Como probablemente haya notado, el tono se vuelve más directo. A estas alturas, debería estar solicitando el pago con precisión y claridad. Mantenga el mensaje breve y pídales que confirmen las razones que han tenido para no pagar. Estas razones pueden incluir: No he recibido la factura, Ya realicé el pago, No estoy de acuerdo con el monto de la factura.
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Cuatro semana después de la fecha de vencimiento: quinto recordatorio de pago
Plantilla del mensaje de texto:
Mary, este es un recordatorio de que su pago de su deuda por $X tiene un mes de retraso. Para evitar más complicaciones, proporcione un motivo del no pago haciendo clic aquí.
Por qué funciona este recordatorio de pago:
Ahora, con un mes completo de retraso y sin una respuesta o el motivo del pago atrasado, puede adoptar un enfoque más estricto para recibir su pago. Sin embargo, continúe siendo útil en resolver el problema.
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Cinco semanas después de la fecha de vencimiento: el sexto y último recordatorio con plan de pago
Plantilla del mensaje de texto:
Mary, este es nuestro último recordatorio de que su pago de su deuda por $X tiene 35 días de retraso. ¿Necesita un plan de pago?
Por qué funciona este recordatorio de pago:
Después de 35 días sin una respuesta o el motivo del pago atrasado, puede empezar a ofrecer opciones de pago que se adapte a la capacidad real de pago del cliente. Esto permite al cliente organizar sus finanzas con una opción de autoservicio para pactar los plazos de vencimiento y la posibilidad de escoger diferentes alternativas, calendarios y medios de pago. Ofrecer un plan de pago a este nivel de tardanza en las cobranzas garantiza un aumento seguro en la recuperación de la deuda.
